L’événementiel représente chaque année et en moyenne, 32 milliards d’euros de retombées économiques ou encore 335 000 emplois créés ou maintenus. Mais depuis début mars 2020, l’industrie se retrouve gravement menacée face à la propagation du coronavirus sur le territoire français.
Quel impact ? Quelles conséquences ? Quelles solutions ?

🔔 Votre événement est à risque durant la crise du coronavirus

C’est une réaction en chaîne qu’à subi le secteur de l’événementiel à cause de l’épidémie qui nous touche actuellement. Plusieurs annulations et reports en cascade ont bouleversé l’ensemble des acteurs de l’événementiel et ses 335 000 emplois.

Avant même le confinement, plusieurs secteurs enregistraient une forte chute de leur chiffre d’affaires. Les traiteurs ont perdu 60% de CA en moyenne, 40% pour l’hôtellerie, et bien plus encore pour l’industrie de l’événementiel et du tourisme d’affaires.

🗯 En interne, ces changements nécessitent une réorganisation complète de l’entreprise

  • Reconsidérer les priorités de l’entreprise et classer par ordre d’importance les missions à effectuer,
  • Réorganiser l’environnement de travail de tous les collaborateurs probablement contraints de travailler à distance,
  • Rassurer les collaborateurs dans un contexte brutal, inédit et imprévisible, en étant transparent sur la situation,
  • Informer les clients de la situation, non seulement de l’entreprise, mais aussi de celle en général. L’information en période doit être connue, répétée, puis respectée, les entreprises ayant le devoir d’en être vecteur.

Cette réorganisation implique alors beaucoup de risques, à la fois financiers, logistiques ou encore psychologiques. Repenser rapidement à une nouvelle stratégie, se fixer de nouveaux objectifs, ou encore agir dans l’immédiat sans pour autant oublier de prévoir demain: telle est la complexité de la situation pour les entreprises, et plus particulièrement pour les organisateurs événementiels dont l’activité a été drastiquement réduite depuis maintenant plusieurs semaines.

🚀 Réagir et se prémunir pour un événement impactant

✔︎ L’événement virtuel, une alternative à étudier

Annuler totalement son événement représente une perte énorme pour un organisateur événementiel. Dès que cela est possible, reportez votre événement à une date ultérieure. Elle ne doit pas être trop proche pour donner du temps aux participants de se remettre de cette période de crise, ni trop éloignée pour qu’ils ne vous oublient pas.

Malheureusement, dans une crise comme celle actuellement où la santé est en jeu, nombreux seront ceux qui seront réfractaires à l’idée de se regrouper même une fois le confinement terminé. Les réunions virtuelles peuvent alors être une réelle opportunité. Même si l’expérience en ligne ne remplacera pas une rencontre en face à face, les échanges peuvent se faire facilement, à moindre et coût et en toute sûreté.

L’enjeu avec les réunions virtuelles est ce manque de proximité physique que l’on recherche tant dans l’événementiel. Il faudra alors réussir à convaincre et engager ses participants pour les attirer, d’abord, puis les faire rester, ensuite.

Vous devrez inciter votre public à s’impliquer grâce à des rappels, des sondages, des jeux ou à l’aide du chat. Il sera nécessaire d’être dynamique et d’éviter les moments de silence ou d’hésitation au risque de perdre son auditoire.

Vous souhaitez en savoir plus pour ré-inventer votre événement ? Inscrivez vous a notre webinaire en ligne.

✔︎ Repensez la manière dont vous concevez vos événements

Au delà des outils virtuels, profitez du temps qui vous est accordé pour repenser votre façon de concevoir vos événements. Cette pandémie à laquelle nous faisons face est la preuve qu’il est parfois nécessaire de réfléchir à d’autres formats, notamment pour atteindre plus efficacement l’ensemble de ses parties-prenantes. Vos événements font partie intégrante de votre stratégie de communication, ils ne doivent pas être négligés, bâclés ou répétés, mais au contraire réfléchis.

Profitez de ce temps que vous offre cette période de crise pour réfléchir à l’après et à la manière dont vous pourrez créer de la valeur ajoutée à vos événements.

🔐 Ré-inventez notre industrie au lendemain de cette crise

Plus que jamais, l’événementiel a besoin de se réinventer et de prouver son utilité dans la stratégie d’une entreprise à la sortie de crise ! La crise du Covid-19 va certainement transformer en profondeur nos entreprises et notre société. Il est probable qu’elle stimule certains domaines: achats en ligne, éducation en ligne, investissements dans la santé publique… Elle risque aussi de changer la façon dont les entreprises organisent leur supply chain et de les pousser à moins dépendre d’une poignée de grands fournisseurs. Les entreprises devront prendre en considération les changements que la crise a apporté et en tirer un enseignement (Cf “L’événementiel sera au coeur de la reprise“).

« Nos métiers rapprochent les personnes, font se rencontrer les cultures, génèrent de l’engagement. Ils seront indispensables au lendemain de cette crise, le jour d’après, quand nous aurons gagné, pour aider le plus vite possible les entreprises françaises à retrouver le chemin de la croissance, en France et à l’international ».

Bertrand Biard – Président de L’EVENEMENT L’asso

🔍 La méthode Event Canvas: comment faire changer les mentalités dans l’évènementiel

Avec la méthodologie élaborée par l’Event Design Collective, VR Consulting propose une introspection au cœur des événements. Cet outil de facilitation collective se révèle être une méthode efficace pour l’émergence d’idées et une concertation de groupe.

l’ #EventCanvas , c’est 14 étapes en 3 parties :

  • La sélection et l’analyse des parties prenantes,
  • Articuler le changement,
  • Créer des prototypes d’événements.

L’objectif est ensuite de raconter sous forme de films de 60 secondes l’histoire de votre événement.

Revivez les témoignages de notre formation du 27 février dernier

La prochaine formation aura lieu le 12 juin 2020 prochain au French Event Booster à Porte de Versailles (Paris 15ème).